Эта тема содержит следующие разделы.
- Назначение\смена заместителя или секретаря
- Журнал заместителей и секретарей
- Техническое описание бизнес-логики
- См. также
Заместителем\секретарем может быть любой пользователь портала. Назначать заместителя\секретаря следует в тех случаях, когда пользователю необходимо делегировать задачи, поставленные ему в процессах по исполнению документов.
Для назначения, изменения или отмены заместителя и секретаря служит пункт меню «Заместители и секретари» в личном меню пользователя. После нажатия на кнопку открывается форма редактирования заместителя/секретаря.
После нажатия на кнопку открывается форма добавления заместителя\секретаря.
Для назначения заместителя\секретаря следует указать его имя (логин пользователя) в соответствующем поле. Для отмены заместителя\секретаря следует просто очистить поле. После ввода нужных данных следует нажать кнопку «Сохранить».
Бизнес-логика работы модуля разрешает назначать нескольких заместителей для руководителя и только одного секретаря.
 Примечание |
|---|
| В списках задач (например, «Исполнение документов», «Задачи по исполнению заявок») удобно добавлять в представления поля «Заместители», «Секретари», «Доверители» для быстрейшего ознакомления с содержимым задач. |
При указании какой-либо учетной записи в качестве заместителя или секретаря на Email того сотрудника будет отправлено сообщение вида:
Сотруднику, получившему такое письмо необходимо перейти по одной из предлагаемых в конце письма ссылок («Подтвердить» либо «Отказать»). После авторизации в браузере он получит сообщение о подтверждении своего назначения.
Также при указании какого-либо сотрудника заместителем или секретарем этот сотрудник получит соответствующее уведомление прямо на сайте в панели состояния (ниже панели Ribbon). Сообщение аналогично письму и имеет следующий вид:
В данном сообщении пользователю также предлагается подтвердить либо отклонить свое назначение.
В случае отклонения пользователем своего назначения на должность заместителя или секретаря автор назначения (доверитель) получит соответствующее уведомление на свой Email.
Отличия заместителей от секретарей
- Доверитель может наблюдать за задачами, назначенными его секретарю, но не может видеть задачи своего заместителя;;
- Заместитель может назначить себе заместителя, секретарь же не может назначить себе секретаря.
В «Журнал заместителей и секретарей» можно перейти из меню DeskWork (Действие сайта --> DeskWork --> Настройки --> Журнал заместителей и секретарей). Журнал представляет собой список следующего вида:
Список доступен для редактирования: добавления записей (кнопка «Добавить элемент»), изменения/удаления существующих записей (кнопки на панели Ribbon).
|
Примечание |
|---|
| «Журнал заместителей и секретарей» доступен только для администратора семейства сайтов. Для всех остальных пользователей данный журнал и пункт меню скрыты. |
В данном разделе описана программная логика работы модуля «Заместители/секретари». Описание выполнено в техническом стиле и призвано помочь понять заложенный в модуль механизм работы.
Общие положения
Любой пользователь может назначить другого пользователя своим секретарём или заместителем. Общее название для секретаря и заместителя - агент. Пользователь, имеющий агента, называется по отношению к своему агенту доверителем (т.к. доверяет свои права другому пользователю).
В каждую задачу добавляются поля “Заместители”, “Секретари”, “Доверители”. Тип этих полей “Пользователь или группа”, но допускается хранение только пользователей.
Агент получает аналогичные права на все задачи своего доверителя, то есть на задачи, в которых доверитель является автором или исполнителем.
Заместитель отличается от секретаря следующим:
- Доверитель получает права на задачи своего секретаря, но не на задачи заместителя.
- Заместитель также может иметь секретаря.
Ограничения
- Пользователь не может быть своим агентом.
- Секретарь не может иметь секретаря.
- Пользователь может иметь только одного секретаря.
- Пользователь не может быть агентом своего агента. Такие циклические связи недопустимы.
Процедура назначения агента
Программно, при назначении агента происходят следующие действия. Вносится запись в журнал заместителей. Выбираются все задачи из всех списков задач портала, где доверитель указан как исполнитель (в поле “Кому назначено”) или автор (в поле “Кем создано”).
Для каждой из этих задач выполняется действия:
- Агенту даются права, как у доверителя.
- Если агент является заместителем, то он добавляется в поле “Заместители” задачи.
- Если агент является секретарём, то он добавляется в поле “Секретари” задачи.
- Если агент является секретарём: выбираются все задачи из всех списков задач портала, где агент указан как исполнитель (в поле “Кому назначено”) или автор (в поле “Кем создано”). Для каждой из этих задач: доверителю даются права, как у агента, доверитель добавляется в поле “Доверители” задачи.
Действия при создании новой задачи
- Если у автора задачи есть заместители, они добавляются в поле “Заместители”.
- Если у автора задачи есть секретарь, то он добавляется в поле “Секретари”.
-
Если автор задачи является чьим-то секретарём:
- В поле “Доверители” добавляются доверители автора.
- В поле “Заместители” добавляются заместители доверителей автора.
- Пользователи, добавленные на шагах 1-3, получают на задачу те же права, что и её автор.
- Если у исполнителя задачи есть заместители, они добавляются в поле “Заместители”.
- Если у исполнителя задачи есть секретарь, то он добавляется в поле “Секретари”.
-
Если исполнитель задачи является чьим-то секретарём:
- В поле “Доверители” добавляются доверители исполнителя.
- В поле “Заместители” добавляются заместители доверителей исполнителя.
- Пользователи, добавленные на шагах 5-7, получают на задачу те же права, что и её исполнитель.
