Softline. DeskWork. Полное руководство.

Для выполнения импорта пользователей из Active Directory перейдите в «Адресную книгу» и нажмите на кнопку «Импорт из AD» на контекстной ленте Ribbon. После нажатия на кнопку, появится окно, где потребуется указать данные для импорта.

Обязательно необходимо указать следующие данные:

• IP-адрес контроллера домена;
• Полный адрес домена (например, не domain, а domain.local или domain.local.ru);
• Учетные данные пользователя который имеет доступ к контроллеру домена.

После ввода данных для подключения к Active Directory нажмите на кнопку «ОК», портал соединится с контроллером домена и попытается получить данные согласно выбранным настройкам. После успешного подключения откроется страница с настройками сопоставления полей.

Страница сопоставления полей состоит из двух частей.

В верхней части страницы выбирается несколько параметров:

• Ключевое поле. Используется для синхронизации импортируемых данных и данных в списке. Рекомендуется использовать в качестве ключевого (уникального) поля «Логин» или «Email». Импорт в режиме синхронизации предполагает, что в случае нахождения существующей записи с таким же значением в колонке синхронизации, указанная запись будет обновлена.

  Например, если Вы указали в качестве колонки синхронизации поле «Логин» и пытаетесь импортировать пользователя с логином company\vasya, то система импорта проверит наличие пользователя с таким логином в Адресной книге. И если пользователь будет найден, то информация по нему будет обновлена; иначе, будет создан новый пользователь.

  Также, в режиме синхронизации учитываются удаленные пользователи и измененные настройки. Приоритет в данном случае отдается изменениям на портале. Например, если пользователь с логином company\vasya был ранее удален из Адресной книги, при синхронизации он будет пропущен и не будет присутствовать в Адресной книге.

• Перезаписывать измененные пользователем поля. Если выбрана данная опция, поля, которые были изменены вручную, будут перезаписаны данными импорта;
• Импортировать пользователей только этого отдела (Доступно только для импорта пользователей из Active Directory). Позволяет выбрать OU из Active Directory из которого следует импортировать пользователей;
• Не импортировать пользователей из отделов (Доступно только для импорта пользователей из Active Directory). Позволяет выбрать OU из Active Directory из которых не нужноы импортировать пользователей.

Нижняя часть страницы позволяет собственно производить сопоставление, выбирая для каждой из колонок соответствующий источник данных (атрибут поля Active Directory). Доступность атрибутов полей в момент настройки сопоставления определяется наличием данных в этих полях в Active Directory на момент импорта, т. е. если поле не содержит данных ни у одной из записей в AD, то его атрибут не будет доступен для выбора.

При выборе источника данных, справа от настройки сопоставления будет отображен предварительный просмотр (одно из реальных значений, содержащихся в поле импорта).

Для создания периодической задачи импорта нажмите на соответствующую кнопку на форме.

После окончания сопоставления, необходимо нажать кнопку «ОК», чтобы произвести импорт данных в список.

Настройки сопоставления полей сохраняются для выбранного режима импорта, т.е. при повторных импортах из тех же самых источников данных, выбирать настройки сопоставления не придется.

DeskWork вместе с импортом Адресной книги из AD также поддерживает импорт Структуры организации.

Импорт доступен по нажатию на соответствующую кнопку на ленте Ribbon. Модальное окно импорта имеет следующий вид:

Обязательно необходимо указать следующие данные:

• IP-адрес контроллера домена;
• Полный адрес домена (например, не domain, а domain.local или domain.local.ru);
• Учетные данные пользователя который имеет доступ к контроллеру домена.

В случае, если какие-либо данные будут введены некорректно, пользователю будет выведено соответствующее уведомление.

Следующий шаг мастера импорта содержит настройки сопоставления полей. Данный интерфейс повторяет логику работы сопоставление полей при импорте Адресной книги из AD. Но в функции импорта Структуры организации реализована дополнительная возможность для удобства работы пользователя. Она состоит в следующем: в выпадающем списке полей

помимо существующих в AD атрибутов полей (начинающихся с символа «@») добавлены «искусственные» поля (перечислены внизу выпадающего списка, без символа «@»). Данные поля адаптированы по формату к списку назначения и рекомендуются для сопоставления с соответствующими полями в списке.

Например, в данном случае для оригинального поля «Название» рекомендуется выбирать «Title» в выпадающем списке, для «Численность» - «MembersCount», для «Родительский отдел» - «ParentDepartment», для «Адрес» - «Address», для «Руководитель» - «ManagerLogin».

Также на данном шаге есть возможность выбрать OU из которого следует импортировать структуру организации. В выпадающем списке отображаются названия всех Organizational Unit доступных в Active Directory.

Для создания периодической задачи импорта нажмите на соответствующую кнопку на форме.

Версия корпоративного портала DeskWork предоставляет администраторам дополнительную возможность автоматизированного заполнения адресной книги компании. В том случае, если для сотрудников уже учетные имеются записи на портале (хранящиеся в базе данных SharePoint), эти данные можно импортировать в Адресную книгу .

Механизм импорта записей из профилей пользователей SharePoint в Адресную книгу идентичен с импортом из Active Directory с отличием лишь в источнике данных. Таким образом интерфейс пользователя вместе со своей логикой работы будет полностью совпадать с функцией Импорт из AD.

Импорт из XML выполняется аналогично. В отличие от кнопки «Импорт из AD», кнопка «Импорт из XML» присутствует в большинстве списков корневой коллекции сайтов портала DeskWork.

После нажатия на соответствующую кнопку на ленте Ribbon появится диалоговое окно, где нужно будет выбрать параметры импорта.

Обязательно необходимо указать следующие данные:

• Исходный XML-файл;
• URL, сетевой путь или локальный путь на сервере портала до XML-файла (этот параметр будет использоваться, в случае, если будет настроена задача периодического импорта на следующем шаге);
• Поддержка древовидных списков (опция актуальна для импорта древовидной структуры компании с подотделами имеющими одинаковые названия).

После выбора файла, нажмите OK. После того, как файл будет загружен, откроется страница сопоставления полей.

Импорт из Excel не поддерживается напрямую, однако, любую таблицу из MS Excel’а можно скопировать в программную оболочку СУБД MS Access (далее - Access), и уже Access-таблицы, сохраненные в XML-формате, легко импортируются в DeskWork с помощью функции «Импорт из XML».

Для демонстрации импорта, давайте представим, что у нас есть таблица с данными о сотрудниках бухгалтерии. Таблица хранится в Excel-книге и выглядит следующим образом:

Выделите эту таблицу полностью (включая заголовки столбцов) и скопируйте её, нажав Ctrl-C или соответствующую кнопку на контекстной ленте.

Теперь откройте программу MS Access, создайте новую базу данных, щелкните правой кнопкой мыши по панели «Все объекты Access», и выберите «Вставить» в появившемся контекстном меню. Будет отображено диалоговое окно, уточняющее формат входных данных:

Нажмите «Да». MS Access сообщит, что все объекты были успешно импортированы. В списке объектов Access отобразится таблица, называющаяся также, как лист, с которого производился импорт (в нашем случае, это будет «Лист1»).

Щелкнув дважды по созданной таблице, увидим её содержимое:

Теперь необходимо экспортировать данные из этой таблицы в XML-файл. Для этого щелкните по названию таблицы правой кнопкой мыши, и выберите в контекстном меню «Экспорт» -> «XML-файл»:

В появившемся окне мастера, выберите место на диске, куда будет экспортирован файл. После этого, Access предложит выбрать сведения для импорта в XML. Для целей импорта в DeskWork, достаточно выбрать только первый пункт – «данные (XML)»:

Нажмите OK.Программа MS Access сообщит о том, что импорт успешно завершен.

Теперь, если просмотреть содержимое сгенерированного файла, можно увидеть следующие строки:

Как видно, Access генерирует очень простой XML, который легко импортируется в DeskWork. Страница сопоставления колонок имеет следующий вид:

В случае возникновения ошибок или предупреждений в процессе импорта, сведения об этом будут показаны в отчете об ошибках, страница с которым будет отображена после осуществления импорта в список.

Например, ошибки могут выглядеть следующим образом:

В данном случае, интерфейс пользователя сообщает, что указанный логин пользователя не удалось разрешить. Возможно, логин введен неверно, или же принадлежит Active Directory, к которой сервер SharePoint не имеет доступа.

Во второй строке сообщается, что не удалось найти значение подстановки. Эта ошибка обычно возникает при попытке добавления данных в колонку подстановки. Стандартной колонкой подстановки для списка адресной книги является колонка «Отдел», которая ссылается на список «Отделы».

Соответственно, в данном случае механизм импорта возвращает сообщение, что в списке «Отделы» не найден отдел с названием «Отдел разработок и программирования». Для исправления ошибки, необходимо создать такой отдел в списке «Отделы», и произвести повторный импорт данных.

В DeskWork реализована взаимосвязь Структуры организации с Адресной книгой в виде принадлежности сотрудника к определенному отделу и наличия руководителей у отделов. Таким образом при автоматизированном заполнении этих модулей актуальными данными (из Active Directory, XML-файла или Профилей на портале) существует рекомендуемая последовательность действий по импорту. А именно: импорт Адресной книги -> импорт Структуры организации -> импорт Адресной книги. При таком порядке действий корректно задается взаимосвязь между отделами в Структуре организации, сотрудниками, принадлежащих к этим отделам, начальниками отделов.