Softline. DeskWork. Полное руководство.

В календаре присутствуют 3 способа создания новой конференции:

• В ленте Ribbon меню События -> Создать событие. В создаваемой конференции днем ее проведения по умолчанию будет выбран сегодняшний день

  

• В календаре. При наведении указателя мыши на отдельный день в календаре будет показана ссылка «Добавить».

  

• При непосредственном переходе на необходимую дату проведения события, щелчком на цифру шкалы времени, отображаемую по вертикали.

  

При переходе к созданию нового события в календаре пользователь будет перенаправлен на соответствующую форму:

Поля формы создания новой конференции:

• Название (обязательное) - название планируемого события. Кратко определяет тему конференции и отображается в календаре конференций, а так же является заголовком на странице проведения конференции.
• Время начала (обязательное) - указывается время, после которого будет возможно принять непосредственное участие в ней.
• Время окончания (обязательное) - указывается время, при наступлении которого конференция будет считаться завершенной, произойдет ее закрытие и отключение участников, которым будет показано сообщение об окончании мероприятия.
• Организаторы. Список участников конференции, имеющих права «Организатор» (см. терминологию ).
• Докладчики. Список участников конференции, имеющих права «Докладчик» (см. терминологию ).
• Слушатели. Список участников конференции, имеющих права «Слушатель» (см. терминологию ).

• Доступ. Определяет тип конференции:

  • Открытая (пароль задан).

    При выборе данного типа конференции автоматически генерируется случайный пароль, который можно изменить, нажав на надпись, «Изменить пароль», открывающую поле для ввода пароля.

    

    Использование пароля позволит принять участие в конференции тем, кто не был в нее приглашен заранее.

  • Закрытая (пароль не задан).

    В случае создания такой конференции, в нее смогут попасть только те пользователи, которые были в нее приглашены. Для удобства организатора, создающего событие, на форму добавлены пояснения к группам участников. Наведя на иконку , он увидит всплывающее сообщение, где будут описаны возможности той или иной группы. Также форма может содержать вспомогательные текстовые сообщения в нижней части окна создания конференции (под кнопками).

Ограничения:

• Поля, помеченные звездочкой на форме (*), требуют обязательного заполнения.
• Время начала не может быть меньше времени окончания.
• Название конференции не может состоять из спецсимволов.
• Открытая конференция не может быть создана с пустым паролем.

Пользователь, создающий конференцию, автоматически помещается в группу «Организаторы».

В случае если у него в профиле на портале указан email, и в группах «Ведущие», «Докладчики» или «Слушатели» числятся пользователи, у которых также прописан email, то после создания конференции участникам будет произведена рассылка приглашений на эту конференцию.

Рассылка включает в себя название конференции, время ее проведения, организаторов и докладчиков, а так же прямую ссылку для перехода в нее. Если запланирована открытая конференция, то в письме также приходит ссылка для входа слушателей (при создании закрытой конференции в рассылке данная ссылка отсутствует). Кроме того, письмо имеет формат iCalendar – стандартный интернет-календарь, при получении которого в почтовой программе будет назначено соответствующее событие с напоминанием.

Письмо-приглашение на конференцию имеет следующий вид:

После создания конференции система перенаправит пользователя на форму, где будет отображена итоговая информация по событию:

• Название;
• Время начала;
• Продолжительность;
• Ссылка для слушателей.

А также, если конференция еще не началась, то на форме будет доступна кнопка «Управление слайдами», нажатие на которую откроет организатору страницу предварительной загрузки файлов презентации.

Если же событие создается уже начавшимся, то вместо кнопки «Управление слайдами» будет отображаться кнопка «Перейти к конференции», перенаправляющая участника непосредственно в конференцию.

Просмотр общей информации о запланированных конференциях доступен для всех пользователей портала DeskWork (при наличии доступа к календарю видеоконференций). В целом, форма для всех будет единой.

Принципиальной разницей будет наличие ссылок в верхней части формы, в зависимости от того, началось или еще только начнется, или уже закончилось событие, а также делегированных в нем прав пользователю.

Так, например, если конференция еще не началась, для слушателей в ней будут всего две ссылки: переход к участию в самом событии и «произвести предварительную проверку» для того, чтобы определить возможные проблемы, которые могут возникнуть при трансляции.

Для организаторов и докладчиков, помимо ссылок слушателей доступны еще две: «Слайды видеоконференции», перенаправляющая на страницу предварительной загрузки изображений презентации, которая может понадобиться по ходу мероприятия, и «Ссылка для слушателей», которую можно использовать, чтобы пригласить других участников с правами слушателя.

В случае, если конференция уже идет, то у организаторов и докладчиков из нее пропадет ссылка на загрузку слайдов. У слушателей останется все по-прежнему. Если конференция закончилась, то у всех будет отображена лишь одна ссылка – перехода в архив.

Кроме того, существует еще несколько ограничений, которые налагаются на изменение запланированной конференции:

• У созданной конференции нельзя менять пароль.
• Если конференция уже началась, но еще не завершилась, то редактирование ее названия и времени недоступно.
• Если конференция уже завершена, то редактирование конференции недоступно.

О наложенных ограничениях при изменении конференции пользователь будет проинформирован сообщением в нижней части формы редактирования.

Кроме редактирования запланированной конференции через форму доступна возможность перетаскивания конференции непосредственно в календаре. Для этого захватите элемент конференции мышью в календаре и перетащите его на другой день (например, в будущем), который планируется для проведения этой конференции.

Другие разделы